Antes de migrar, explora y explota tu funcionalidad

Está más que difundida la noticia de que en 2027 se interrumpirá el soporte de fábrica a la SAP Business Suite 7. Por consiguiente, las empresas que deseen continuar usando un ERP de SAP (es decir, el sistema de planificación de recursos empresariales), habrán de migrar a la plataforma sustituto, S/4HANA, o cambiar de proveedor de ERP.

A pesar de la inminencia de esa disyuntiva, dos circunstancias explican que haya un importante número de empresas que están posponiendo la gran decisión de un ejercicio anual al que sigue. Por un lado, está lo incierto de la perspectiva económica, que con la pandemia se ha vuelto más turbia. Por el otro, la magnitud de recursos que el cambio exige, de capital, equipos y personas.

En tres artículos anteriores hemos hecho un repaso de este asunto, con un panorama global y con revisiones más detalladas a dos temas, el de la infraestructura técnica y el de las bases de datos. Nos referiremos ahora a lo que las empresas pueden hacer con su ERP, en cualquiera de sus estados de actualización. De un modo u otro, se trata de un sistema con amplias capacidades.

Una herramienta más y más versátil

De parte de los usuarios del ERP, la objeción más común al cambio descansa en la percepción de que la plataforma nueva es igual que la anterior. “Si en este momento hago 100 con el Equipo Equis, de lo que obtengo una ganancia de 30, ¿por qué habría de gastar 35 nada más para cambiar Equipo Zeta que es lo mismo?” El asunto se debe enfocar de manera más matizada. La versión más reciente del producto, ECC 6, salió al mercado hace 15 años. Desde entonces a la fecha, SAP ha desarrollado una serie de “paquetes de mejoras” o enhancement packages, con el más reciente, EhP8 Delta Scope, liberado en 2016. Con cada actualización, el fabricante ha ampliado el abanico de posibilidades de uso que el usuario puede aprovechar.

Citemos un ejemplo referido a una cuestión muy concreto y común a cualquier negocio de manufactura o de comercialización de productos, el manejo del almacén. La técnica de administración clásica plantea dos modelos, First-in, First-Out y Last-In, First-Out. Uno es el que obviamente se debe seguir si se manejan productos perecederos; el otro es el que posibilita el manejo más sencillo de las mercancías. El ERP de hace 15 años permitía aplicar cualquiera de los dos métodos. Era lo menos que cabría esperar. Pero actualizado a su condición más reciente, el mismo ECC 6 ofrece un puñado de modelos adicionales, listos para activarse, con los que el manejo de almacén se puede administrar de nuevas maneras.

Una situación similar, también relativa a la operación del negocio, se refiere a nuevas las posibilidades de manejar las compras de acuerdo a la temporada. Es un aspecto de particular interés para los negocios de venta al detalle, que casi por fuerza se ajustan conforme avanza el calendario anual.

La infraestructura tecnológica de la empresa, lo que coloquialmente se conoce como “el site”, también se puede simplificar. Anteriormente, aquel usuario de SAP que quisiera aprovecharlo para automatizar el envío de notificaciones por correo electrónico precisaba instalar un servidor para manejar el protocolo SMTP, además del servidor en el que instalaba su ERP. Desde que apareció el EhP5, el envío de correos se puede hacer directamente desde este último.

En lo relativo a finanzas, el EhP8 cumple con las más actuales disposiciones en materia fiscal. El cumplimiento de las más recientes disposiciones de las autoridades fiscales en México —factura electrónica, complemento de pago, contabilidad electrónica y demás— no representa ningún impedimento. Más aun, en el caso de empresas que realizan negocios en el extranjero, la presencia global de SAP les asegura que cuentan con un sistema que toma en cuenta las particularidades de cada país, toda vez que se le hayan instalado los paquetes de mejora y los parches más recientes.

La nube, por supuesto

Aunque el concepto del cómputo en la nube data al menos 30 años atrás, sus primeras aplicaciones prácticas (como la virtualización de un servidor, por ejemplo) son contemporáneas a la aparición ECC 6. Desde entonces, las posibilidades y usos de la nube han tenido una espectacular expansión. A fines de 2012, SAP lanzó su SAP Business Platform, un servicio de nube “con la flexibilidad para construir, gestionar e implementar sus aplicaciones y conectar datos y procesos de negocio en cualquier lugar en una única plataforma integrada”, según la propia empresa. En términos de administración empresarial, los recursos que esta nube ofrece se refieren a cuatro actividades: desarrollo e integración de aplicaciones, analíticos, tecnologías inteligentes y gestión de bases de datos y de datos.

La cuestión interesante es que esta nube se puede conectar al sistema SAP de una cierta empresa, en sitio (on premise) o en la nube, y también a software de terceros, pues se sustenta en estándares abiertos, como Cloud Foundry. Por esta vía, una empresa puede aprovechar su ERP para desarrollar aplicaciones nuevas.

Digamos que se quiere poner a prueba un nuevo flujo de trabajo, sea para solicitar vacaciones o para elaborar el presupuesto por áreas, o que se quiere poner a prueba un servicio que estime la demanda de un producto de consumo estacional usando analizadores semánticos y sintácticos. La nube de SAP brinda el entorno a la medida de lo que esos desarrollos requieran sin que haya necesidad de incurrir en el costo de ampliar las capacidades de procesamiento de una cierta infraestructura. Tampoco se corre el riesgo de afectar el sistema con el que se conduce la operación cotidiana, pero gracias a la interconectividad de la nube, se puede extraer la información almacenada en la base de datos del negocio, para obtener resultados reales.

En un plano distinto, la nube permite que el personal del área de TI de una empresa interactúe con las nuevas tecnologías inteligentes, de SAP o de otros proveedores. Esto puede tener un efecto benéfico en dos importantes sentidos. Por un lado, sirve como preparación para la eventual mudanza a la plataforma S/4HANA y contribuye significativamente a las probabilidades de que se realice sin tropiezos. Además, el personal técnico mejora su capacidad para “vender” los desarrollos, es decir, convencer a la alta dirección sobre la pertinencia de destinar recursos en informática. En estos dos sentidos, la contribución del área de TI puede evolucionar, de una función meramente operativo a una contribución de valor estratégico para el negocio.

La resistencia al cambio es un aspecto inseparable de la realidad. Pero la inevitabilidad del cambio lo es también. Inmersas entre ambas verdades y con la necesidad de atender prioritariamente los desafíos que presenta el día a día, es comprensible que los asuntos a los que este texto se refiere se releguen a un plano secundario.

No tiene por qué ser así. Negocios y empresas tienen a su alcance el recurso de consultar un experto externo. Con sus conocimientos y metodologías, puede analizar una situación determinada, elaborar un diagnóstico y proponer medidas específicas de resolución. La necesidad de evolucionar al paso de las tecnologías digitales así lo exige, pues es un tercer aspecto de la realidad que será cada vez más y más predominante. En AK Consulting contamos con diez años de experiencia en la materia. Estamos preparados para ayudarte en todos lo que se refiere a tu ERP, desde la infraestructura hasta los métodos más efectivos para aprovecharlo en función de tus necesidades concretas.