Antes de migrar, aprovecha tu SAP actual al máximo

 

En este momento, ya no hay usuario de SAP que no se haya enterado de que en 2027 la empresa dejará de dar mantenimiento a su producto estrella, SAP Business Suite 7. Ese año, empresas que deseen continuar beneficiándose de los productos y servicios de SAP deberán haber migrado a S/4HANA, la plataforma más avanzada.

SAP asegura a sus clientes que el esfuerzo necesario para migrar exitosamente será cada vez más grande conforme se acerque la fecha anunciada, pues los escenarios de innovación para el ECC 6 dejaron de estar disponibles desde 2016. Ese año, las funcionalidades del nuevo producto superaron las del anterior. Por lo tanto, la posición de SAP como empresa proveedora es obvia: “Cuanto antes, mejor”. Pero por razones igualmente obvias, las posibilidades que la inmensa mayoría de las empresas tuvo de hacer importantes inversiones en plataformas tecnológicas durante todo 2020 fueron muy limitadas. En el actual 2021, el panorama no se presenta mucho más propicio.

No obstante, lo anterior, hay que señalar que lo más recomendable para ejecutar exitosamente un proyecto de migración a S/4HANA será iniciarlo a más tardar en el segundo trimestre de 2025. De lo anterior se desprende una pregunta lógica: ¿Qué se puede hacer para estar en las mejores condiciones de realizar dicha migración? No hay una respuesta unívoca. Cada usuario de SAP presenta circunstancias particulares, que determinan su ruta hacia 2027. En este texto examinaremos tres cuestiones clave que se deben tomar en cuenta para trazarla.

  1. Infraestructura

Consideremos que el ciclo de vida de los servidores ronda los cinco años. Esto significa que de aquí a 2027, prácticamente todos los clientes de SAP pasarán por dos cambios de servidores, uno inmediato y otro a plazo más distante. Quienes estén por cerrar su ciclo actual y hayan planeado el cambio inmediato durante el año próximo o durante el primer trimestre de 2021 están en condiciones de optar por una infraestructura con una capacidad muy parecida a la actual. Sin embargo, estarán obligados a una considerable inversión en infraestructura cuando resuelvan el cambio a plazo distante, ya que en ese momento les convendrá adoptar la base de datos HANA, que exige una memoria RAM de gran capacidad. Por lo tanto, tendrán que tomar providencias financieras de 2022 en adelante.

La situación es distinta para las organizaciones que vayan a realizar su cambio de servidores inmediato después en la segunda mitad de 2021 o después. En este caso, lo más conveniente será que resuelvan sus necesidades de infraestructura en ese momento. De lo contrario, el cambio de infraestructura a plazo distante coincidirá con en el proceso de migración a S/4HANA. Esa situación implica cierto riesgo. Podrían verse forzados a una adquisición no programada de infraestructura adicional o peor aún, a tener que procurarse una plataforma de servidores completamente nueva, si los sistemas de que disponen no son compatibles con los que necesitan.

Al margen del equipo en sí (el hardware en sentido literal), al considerar la infraestructura también debemos tener la mirada puesta en las versiones de los sistemas operativos, adquiriendo las versiones más actuales, con el fin de no perder el servicio de soporte, que es imprescindible.

  1. Base de datos

La cuestión más importante en este aspecto es que S/4HANA no acepta más que el producto de SAP, la base de datos HANA. Por lo tanto, quienes vayan a continuar como usuarios de SAP deben instalar una base de datos HANA en algún momento entre el año en curso y 2027. La fecha exacta depende de dos factores, la base de datos que usen hoy y su versión. Un ejemplo: usuarios de Oracle pueden permanecer con ese fabricante hasta 2025, pero solo si emplean el producto Oracle 19C. Pasada esa fecha, ya estarán obligados a utilizar HANA. Evidentemente, la situación es distinta con otros productos, como Microsoft SQL.

Pero al margen del producto específico, es necesario considerar la situación actual de la industria. En este momento, los grandes fabricantes se disputan entre sí por migrar al mayor número de clientes a sus servicios de nube particulares. No es la más limpia de las batallas, pues para forzar la decisión de los clientes, acuden con creciente frecuencia a contratos de prestación de servicios de base de datos en la nube donde las cláusulas les limitan las posibilidades de aprovechamiento. Pero al margen de eso, todo indica que la tendencia hacia el uso de la nube continuará cobrando fuerza. Por lo tanto, es importante señalar que mudarse a una base de datos propietaria de SAP no es un proceso complejo.

El número de casos de clientes que han dado el paso sin padecer de las secuelas o los síntomas secundarios es considerable. ¿Cuándo conviene? El periodo más favorable para dicho cambio se da entre el presente y 2025.

III. Crecimiento de negocio y funcionalidad

Tu versión

No todas las nuevas funcionalidades deben de ser resueltas mediante programas alternos, recordemos que mientras más “estándar” se mantenga el sistema, el cambio a la nueva versión S/4 será más transparente, y menos dolorosa. En este sentido el continuo sentido de administración del ciclo de vida del sistema deberá de ejercerse mientras llega la fecha en la cual deberemos de iniciar nuestro proyecto de transformación, el cambio es y seguirá siendo constante, por lo que no abandonar el sistema e impedir que comience su agonía, debe de ser uno de los pilares de acción entre la fecha actual y el 2025.

Explorar la nueva funcionalidad hará que nuestras diversas áreas tomen un mayor interés en la adquisición y transformación del sistema, para ello es importante hacer llegar el conocimiento y las herramientas o funcionalidades que se avecinan en la nueva generación de sistemas SAP a todo el personal de nuestra empresa.

Mi interpretación

En definitiva, el tercer factor —y también el más importante— se relaciona con los requerimientos de negocio y las funcionalidades de que dispone, de cara a sus necesidades actuales y previsibles. Por eso es fundamental contar con asesoría adecuada acerca de dichos requerimientos, para que las funcionalidades los satisfagan. De lo contrario, la organización quedará atrapada en un círculo vicioso: carece de funcionalidades suficientes porque carece de una visión clara sobre sus necesidades y carece de esa visión porque la falta de funcionalidades oscurece la necesaria claridad.

Consideremos el caso de una empresa a la que el estándar de la plataforma ECC 6 respecto de la política de pagos de facturas ya no le resulta suficiente. A la búsqueda de seguir aprovechando su sistema, acude a un especialista para que haga los ajustes a la configuración mediante un “desarrollo Z” (como se les suele llamar). Una posibilidad distinta, que se debiera explorar, consiste en adquirir Delta Scope (o EhP8), el último y más poderoso enhancement package. Hay una gran probabilidad de que los nuevos y más ambiciosos requerimientos se puedan abordar por esta vía, con la ventaja de que haciéndolo se mantendrá más adecuadamente la integridad del sistema. Además, disponer del EhP8 hará más transparente y fluida la migración a S/4HANA.

También conviene tomar en cuenta la constante y acelerada evolución del entorno de negocios. La cuestión se ilustra contrastando dos métodos para planear la producción, fabricación repetitiva versus fabricación discreta. El primero sirve a un proceso de producción con los mismos artículos, siguiendo una ruta constante, durante períodos indefinidos y prolongados. Pero atender la fabricación de productos que varían frecuentemente, con corridas no periódicas, por lapsos prestablecidos y limitados, siguiendo secuencias de fabricación variables, es un requerimiento de negocio más y más común y necesario. Planear y controlar esta forma de fabricación se satisface con holgura mediante el EhP8, particularmente en aspectos que obviamente son complejos, como el análisis de costos.

Disponer de una plataforma SAP con el abanico de posibilidades que el EhP8 hace posibles permitirá, por último, que los usuarios directos del sistema adquieran durante los años venideros conocimiento y familiaridad con las herramientas y funcionalidades que tendrán a su alcance en cuanto la migración a S/4HANA sea necesaria.

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Hasta aquí se han tocado tres aspectos importantes, que expresan la “mirada técnica” del problema. Pero hay otra cuestión. ¿Hacia dónde se quiere conducir el negocio durante los próximos cinco años? Comentaremos en artículos próximos cómo tomar en cuenta la otra cara de la moneda, la “mirada del negocio”, en relación con lo que más conviene a los usuarios de SAP en los años por venir.

Para más información de cómo aprovechar al máximo tu SAP ante de migrar, escribe un correo a